假设你管理公司的外部或内部网站。当栏目一个接一个地增加，需要发布更多信息时，你会发现网站的信息很难保持更新。即使修改一个小图片，也需要业务人员、设计师、程序员和it人员之间的大量协调。另一方面，市场或销售部门敦促你在网站上发布更多信息。随着来自客户或潜在客户的访问越来越多，您还需要注意服务器是否能够支持。

也许您需要一个工具，它为业务人员提供了一个直接的接口，并将所有要发布的信息保存在一个集中的位置。如有必要，业务人员可以决定何时以及是否将这些内容发布到网站上。信息总是可以在需要时更新。也许，该工具还可以在协调业务人员、设计师、程序员等方面发挥辅助作用。

内容管理系统是介于web前端（web服务器）和后端办公系统或流程（内容创建和编辑）之间的软件系统。内容创建者、编辑和发布者使用内容管理系统提交、修改、批准和发布内容。这里的“内容”可能包括文件、表格、图片、数据库中的数据，甚至视频，以及所有要发布到Internet、intranet和extranet网站的信息。

内容管理还可选地提供内容抓取工具，以自动抓取第三方信息源（如文本文件、HTML网页、web服务、关系数据库等）的内容，并在分析和处理后将其放入自己的内容库。

随着个性化的发展，内容管理也帮助web前端以个性化的方式向内容用户提供内容，即提供一个个性化的门户框架，以便基于web技术更好地将内容推送到用户的浏览器中。

仅仅在几年前，互联网才真正影响到企业的商业活动（所谓的电子商务），但现在内容管理的效率已经直接影响到企业的业务流程。提高企业内容管理的效率和质量至少可以从以下几个方面带来好处：

客户习惯于从企业网站获取的产品和服务信息。确保网站上的信息实时更新是企业营销工作的必要组成部分。客户对个性化内容的需求逐渐产生，尤其是当企业面对大量客户时，客户希望看到的内容是定制的、动态个性化的。

企业越来越依赖互联网，良好的内容管理流程在提高生产率方面发挥着重要作用。企业不应再在电话服务中反复向客户解释技术问题，而应简单地将其放在网站上。

营销部门需要实时开展网络营销活动，以应对企业快速推出的新产品或新版本。对市场反应迟缓的后果是失去市场份额。

错误的信息对客户关系是致命的打击。客户无法容忍错误的操作指导造成的经济损失。雇佣庞大的网络维护团队对企业来说是不必要的支出。